Klauzula informacyjna RODO

Wersja 2.0 · obowiązuje od 25 sierpnia 2026 r.

Informacje wspólne — Administrator

Administratorem Państwa danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest Kosek Spółka Jawna z siedzibą w Oświęcimiu (32-600), ul. Sadowa 9A, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000673536, NIP 5492445695, REGON 366004425 (dalej: „Administrator”).

Dane kontaktowe w sprawach ochrony danych osobowych: albo pisemnie: Kosek Spółka Jawna, ul. Sadowa 9A, 32-600 Oświęcim, z dopiskiem „Dane osobowe”. Na ten adres prosimy kierować wszelkie żądania dotyczące realizacji praw wskazanych w sekcji C.3.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych — nie zachodzi żadna z przesłanek obligatoryjnego wyznaczenia wskazanych w art. 37 ust. 1 RODO. Wszelkie żądania i zapytania należy kierować na powyższe dane kontaktowe.

A. Korespondencja, kontrahenci i ich przedstawiciele

Ta sekcja dotyczy Państwa, jeżeli prowadzą Państwo ze Spółką korespondencję, reprezentują kontrahenta (dostawcę, hurtownię, producenta, usługodawcę) albo są Państwo stroną umowy zawartej ze Spółką.

A.1. Kategorie przetwarzanych danych

Administrator przetwarza dane w zakresie niezbędnym do prowadzenia korespondencji i współpracy gospodarczej: imię i nazwisko, służbowy adres poczty elektronicznej, służbowy numer telefonu, stanowisko lub pełnioną funkcję, nazwę reprezentowanego podmiotu, a w przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi także firmę, adres prowadzenia działalności, NIP i REGON. Przetwarzana jest również treść korespondencji oraz dane zawarte w załącznikach (zamówienia, oferty, faktury, protokoły reklamacyjne).

Administrator nie przetwarza w tym zakresie danych szczególnych kategorii (art. 9 ust. 1 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa (art. 10 RODO). Uprzejmie prosimy o niezamieszczanie takich danych w kierowanej do nas korespondencji.

A.2. Źródło pochodzenia danych (art. 14 ust. 2 lit. f RODO)

Dane pozyskujemy:

• bezpośrednio od Państwa — gdy kierują Państwo do nas korespondencję lub przekazują dane w toku współpracy;
• od podmiotu, który Państwo reprezentują — gdy kontrahent wskazuje Państwa jako osobę do kontaktu;
• ze źródeł powszechnie dostępnych — w szczególności z rejestrów publicznych (Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), stron internetowych kontrahentów, materiałów ofertowych i wizytówek służbowych.

A.3. Cele przetwarzania i podstawy prawne

Prawnie uzasadniony interes, o którym mowa powyżej, polega na możliwości sprawnego prowadzenia bieżącej działalności gospodarczej, utrzymania kontaktu z osobami reprezentującymi kontrahentów, zabezpieczenia dowodów przebiegu współpracy oraz ochrony mienia i systemów Administratora.

Administrator nie prowadzi wysyłki informacji handlowej o charakterze marketingu bezpośredniego ani newsletterów do osób niepozostających z nim w relacji gospodarczej.

A.4. Okres przechowywania

• Korespondencja — przez czas niezbędny do jej obsługi, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń: co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz roszczeń okresowych, a 6 lat dla pozostałych (art. 118 Kodeksu cywilnego), liczone zgodnie z zasadą upływu na koniec roku kalendarzowego.
• Dokumentacja księgowa i podatkowa — 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, art. 74 ustawy o rachunkowości).
• Dane kontaktowe reprezentantów kontrahenta — przez okres współpracy z reprezentowanym podmiotem, a po jej zakończeniu do upływu okresów wskazanych powyżej albo do skutecznego wniesienia sprzeciwu.

B. Serwis internetowy kosek.farm

Ta sekcja dotyczy Państwa, jeżeli odwiedzają Państwo stronę kosek.farm.

B.1. Zakres danych

Serwis ma charakter informacyjny i nie zawiera formularzy kontaktowych, kont użytkowników ani mechanizmów pozyskiwania danych. Serwer hostingowy rejestruje w dziennikach systemowych dane eksploatacyjne: adres IP, datę i godzinę zapytania, żądany zasób, kod odpowiedzi, typ przeglądarki oraz adres odsyłający.

Serwis nie stosuje plików cookies analitycznych, marketingowych ani śledzących, nie zawiera narzędzi analityki internetowej, pikseli śledzących ani wtyczek serwisów społecznościowych.

B.2. Cel i podstawa prawna

Zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego, wykrywanie nadużyć oraz diagnostyka błędów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, motyw 49 preambuły RODO).

B.3. Okres przechowywania

Dzienniki serwera — przez okres nieprzekraczający 12 miesięcy, zgodnie z polityką retencji dostawcy hostingu, po czym są usuwane lub poddawane anonimizacji.

C. Postanowienia wspólne

C.1. Odbiorcy danych (art. 13 ust. 1 lit. e RODO)

Odbiorcami danych mogą być wyłącznie w niezbędnym zakresie:

• dostawcy usług hostingu strony internetowej i poczty elektronicznej — na podstawie umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 ust. 3 RODO);
• podmioty świadczące obsługę księgową, rachunkową, podatkową i prawną;
• dostawcy systemów informatycznych oraz usług wsparcia technicznego;
• operatorzy pocztowi i firmy kurierskie;
• organy publiczne uprawnione do żądania dostępu do danych na podstawie przepisów prawa — podmioty te nie są odbiorcami w rozumieniu art. 4 pkt 9 RODO.

Podmioty przetwarzające są zobowiązane umownie do stosowania środków bezpieczeństwa odpowiadających wymogom art. 32 RODO oraz do zachowania poufności.

C.2. Przekazywanie do państw trzecich (art. 13 ust. 1 lit. f RODO)

Administrator korzysta z infrastruktury zlokalizowanej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i co do zasady nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Wyjątkiem jest techniczne wczytanie krojów pisma z usługi Google Fonts przez serwis internetowy, w ramach którego adres IP użytkownika może zostać przekazany do operatora spoza EOG. Podstawę takiego przekazania stanowi decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony zapewniany przez Ramy Ochrony Danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework) — art. 45 RODO.

C.3. Przysługujące Państwu prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii — art. 15 RODO;
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych — art. 16 RODO;
• usunięcia danych — art. 17 RODO, z zastrzeżeniem wyłączeń przewidzianych w art. 17 ust. 3 RODO (w szczególności gdy przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń);
• ograniczenia przetwarzania — art. 18 RODO;
• przenoszenia danych — art. 20 RODO, w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody i w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora — z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją — art. 21 ust. 1 RODO. Po wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności, albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie — art. 7 ust. 3 RODO — jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Żądania prosimy kierować na dane kontaktowe wskazane na wstępie. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania; w razie skomplikowanego charakteru żądania lub ich znacznej liczby termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym zostaną Państwo poinformowani wraz z uzasadnieniem (art. 12 ust. 3 RODO).

C.4. Prawo wniesienia skargi

Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa — jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO (art. 77 RODO).

C.5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie oraz zawarcia i wykonania umowy — ich niepodanie uniemożliwia realizację tych celów. W zakresie wynikającym z przepisów rachunkowych i podatkowych podanie danych stanowi wymóg ustawowy.

W przypadku danych osób reprezentujących kontrahenta podanie danych jest warunkiem umownym wynikającym ze współpracy z reprezentowanym podmiotem.

C.6. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Państwa dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływającego, o którym mowa w art. 22 ust. 1 RODO.

C.7. Bezpieczeństwo przetwarzania

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku, stosownie do art. 32 RODO, w szczególności: szyfrowanie transmisji protokołem TLS, kontrolę dostępu opartą na zasadzie wiedzy koniecznej, uwierzytelnianie wieloskładnikowe w usługach krytycznych, regularne kopie zapasowe oraz okresowe przeglądy zabezpieczeń. Osoby upoważnione do przetwarzania danych są zobowiązane do zachowania poufności (art. 29 RODO).

C.8. Aktualizacje klauzuli

Administrator zastrzega prawo aktualizacji niniejszej klauzuli w razie zmiany przepisów, wytycznych organów nadzorczych albo zakresu działalności. Aktualna wersja publikowana jest pod adresem https://kosek.farm/rodo.html wraz z datą wejścia w życie. Poprzednie wersje udostępniane są na żądanie.

Zasady przetwarzania danych w serwisie internetowym oraz informacje o plikach cookies — zob. Polityka prywatności.